สรุป การแก้ปัญหาทางธุริจด้วยระบบสารสนเทศ
แนวคิดเชิงระบบเพื่อการแก้ปัญหา ( Systems Approach to Problem Solving )
สมมุติว่าคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายขายและผู้บริหารระดับสูง ให้คุณหาวิธีที่จะได้ข้อมูลจากพนักงานขาย คุณจะทำอย่างไรและจะทำอะไร คุณคิดไหมว่าอาจมีวิธีที่เป็นระบบที่จะช่วยพัฒนาแนวทางการแก้ไขปัญหาที่ดีเพื่อตอบคำถามนี้ นี่คือกระบวนการแก้ไขปัญหาที่เรียกว่า แนวคิดเชิงระบบ ( Systems Approach )
กำหนดปัญหาและแนวทางการแก้ไข ( Defining Problems and Opportunities )
ปัญหาและแนวทางแก้ไขได้ถูกกำหนดให้เป็นขั้นตอนแรกของแนวคิดเชิงระบบ ปัญหา สามรถให้คำจำกัดความได้ว่าเป็นภาวะพื้นฐานที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่ต้องการ แนวทางแก้ไข คือ ภาวะพื้นฐานที่แสดงให้เห็นถึงศักยภาพที่จะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ สัญญาณบอกเหตุจะต้องแยกออกจากคำว่าปัญหา โดยสัญญาณบอกเหตุ ( Symptoms ) หมายถึง ปัญหาสำคัญที่ยังไม่เกิดขึ้นจริงแต่มีแนวโน้มว่าจะเกิด
การคิดอย่างเป็นระบบ ( Systems Thinking )
การคิดอย่างเป็นระบบ ทำให้เข้าใจปัญหาและโอกาสในการแก้ไขที่ดีที่สุด ปีเอตร์ ดซนก์ นักเขียนและที่ปรึกษาทางด้านการจัดการ เรียกการคิดอย่างเป็นระบบว่าเป็น กฎข้อที่ 5 ( The Fifth Discipline ) เซนก์ กล่าวว่า การจัดการคิดอย่างเป็นระบบไปพร้อมกับกฎข้ออื่นๆ ได้แก่ การควบคุมตนเอง การไม่อคติและไม่ท้อแท้ การแบ่งวิสัยทัศร่วมกัน การเรียนรู้เป็นทีมงาน เป็นสิ่งที่จะช่วยเติมเต็มความสารถของบุคคลและความสำเร็จในธุรกิจของโลกที่มีแต่ความเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา โดยเปรียบเทียบกับสำนวนที่ว่า การมองป่าคือการมองเห็นต้นไม้ทุกๆต้นในป่า โดย
- เมื่อเกิดเหตุการณ์ขึ้นมา ให้มองเห็นความสัมพันธ์ระหว่างระบบ
- เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ให้มองเห็นกระบวนการเปลี่ยนแปลงระหว่างระบบ
การพัฒนาทางเลือกในการแก้ปัญหาอื่นๆ ( Developing Alternative Solutions )
มีแนวทางในการแก้ปัญหาหลายวิธีอย่าใช้วิธีการแก้ปัญหาวิธีเดียวหลังจากที่กำหนดปัญหาอย่างเร่งรีบเพราะมันจะจำกัดทางเลือกของคุณและขโมยโอกาสในการวิเคราะห์ข้อได้เปรียบและข้อเสียเปรียบของทางเลือกอื่นๆและคุณยังเสียโอกาสในการรวบรวมข้อดีของแต่ละแนวทางอีกด้วย
แหล่งข้อมูลที่ดีของทางเลือกอื่นๆจะได้จาก ประสบการณ์หรือแนวทางที่เคยใช้ได้ผลมาแล้วในอดีตอีกแหล่งข้อมูลหนึ่งก็คือ คำแนะจากคนอื่นรวมทั้งคำแนะนำจากที่ปรึกษาและจากระบบผู้เชี่ยวชาญ
ประเมินทางเลือกในการแก้ไขปัญหาอื่น ( Evaluating Alternative Solutions)
เมื่อทางเลือกในการแก้ไขปัญหาได้ถูกพัฒนาขึ้นให้ประเมินหาข้อสรุปหาวิธีทางในการแก้ไขปัญหาใดที่ตรงกับความต้องการของธุรกิจและความต้องการของบุคลากรมากที่สุด ความต้องการเหล่านี่คือ กุญแจสำคัญที่จำเป็นต่อความสำเร็จทั้งด้านบุคลากรและธุรกิจ
การเลือกแนวทางแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุด ( Select the Best Solution )
เมื่อประเมินแนวทางในการแก้ไขปัญหาคุณสามารถเริ่มกระบวนการคัดเลือกแนวทางแก้ไขปัญหาที่เหมาะสที่สุดโดยสามารถประเมินเปรียบเทียบจากหลักเกณฑ์เดียวกัน เช่น สองทางเลือกในแผน สามารถตรวจสอบและให้คะแนนเพื่อเลือกและปฏิเสธโดยขึ้นอยู่กับเกณฑ์ในแต่ละหัวข้อหรือคะแนนโดยรวม
การออกแบบและแนวทางในการแก้ไขปัญหาไปใช้จริง ( Design and Implementing a Solution)
เมื่อเลือกแนวทางในการแก้ไขปัญหาแล้ว จะต้องมีการออกแบบและนำไปประยุกต์ใช้จริงโดยอาศัยผู้ใช้ เจ้าหน้าที่เทคนิค เพื่อช่วยในการออกแบบรายละเอียดและการนำไปใช้โดยปกติการ
ออกแบบรายละเอียดจะกำหนดรายละเอียดในด้านต่างๆ ดังนั้นการออกแบบรายละเอียดและแผนการนำไปประยุกต์ใช้สำหรับระบบการส่งเสริมการขายด้วยคอมพิวเตอร์ ควรประกอบด้วย
➤ประเภทและแหล่งของคอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ต้องจัดหาสำหรับพนักงานขาย
➤ ขั้นตอนในการสนับสนุนระบบการขายใหม่
➤ การฝึกอบรมพนักงานขายและพนักงานอื่นๆ
➤ การปรับระบบเดิมเข้าสุ่ระบบใหม่และกำหนดตารางเวลาในการนำไปใช้จริง
การประเมินหลังการนำไปใช้( Postimplementation Review)
ขั้นตอนสุดท้ายของแนวคิดเชิงระบบ คือ การตระหนักว่าแนวทางแก้ปัญหาที่นำไปใช้อาจล้มเหลวได้ในโลกแห่งความเป็นจริงอาจมีสิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นได้แม้ว่าวิธีการนั้นจะถูกออกแบบเป็นอย่างดีก็ตามดังนั้นผลที่ได้จากการนำวิธีการแก้ปัญหหาไปประยุกต์ใช้ควรถูกจับตามองและประเมินเรียกขั้นตอนนี้ว่ากระบวนการทบทวนหลังการนำไปใช้
การกำหนดปัญหา(Defining the Problem)
มีสัญญาณบอกเหตุถึงปัญหาที่จะเกิดขึ้นกับ Auto Shack.ในอนาคต คือ
สัญญาณบอกเหตุด้านผลปฏิบัติการด้านการขาย การขยายตัวด้านการขายลดลงว่าปีที่แล้วและในอัตราที่ตํ่ากว่าคู่แข่ง ผลปฏิบัติการด้านการขายไม่ตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์กรที่ต้องการเพิ่มส่วนแบ่งการตลาดให้มากขึ้น ผลการขายในปัจจุบันไม่เท่ากับที่ได้ประมาณการณ์ไว้
สัญญาณบอกเหตุด้านการทำงานของพนักงาน พนักงานขายใช้เวลา
สัญญาณบอกเหตุด้านการจัดการ บริษัทและผู้จัดการใช้เวลามากไปกับการรวบรวมข้อมูลที่สำคัญ
การวิเคราะห์องค์กร(Organizational Analysis)
เป็นก้าวแรกที่สำคัญของการวิเคราะห์ระบบ จะปรับปรุงระบบสารสนเทศได้ อย่างไรหากไม่รู้ในเรื่องสิ่งแวดล้อมในองค์กรที่จะทำการวิเคราะห์ระบบ นี่เป็นเหตุที่ว่าทำไมทีมพัฒนาระบบจึงต้องรุ้ในเรื่องเกี่ยวกับองค์กร โครงสร้างในการจัดการ บุคลากร กิจกรรมทางธุรกิจ สิ่งแวดล้อมของระบบ ระบบสารสนเทศปัจจุบัน เจ้าหน้าที่บางคนในทีมจะต้องรู้ถึงรายระเอียดของหน่วยธุรกิจเฉพาะเจาะจงลงไป
กาารวิเคราะห์ที่ใช้อยู่ปัจจุบัน(Analysis of the Present Systems)
ก่อนที่คุณจะออกแบบระบบใหม่ สิ่งสำคัญที่จะต้องศึกษา คือ ระบบเดิมที่จะปรับปรุงหรือถูกแทนที่(ในกรณีที่มีระบบเดิมอยู่แล้ว)วิเคราะห์การใช้ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เครือข่ายและบุคลากร เพื่อจะทำการถ่ายโอนข้อมูลเดิม
ความต้องการใช้งานที่กำหนดความต้องการของระบบสารสนเทศ
- ความต้องการค้านส่วนติดต่อผู้ใช้ (User Interface) การนำเข้าข้อมูลสินค้าอัตโนมัติ และพนักงานขายสามารถใส่ข้อมูลผ่านหน้าจอภาพได้ง่าย
- ความต้องการด้านการประมวลผล สามารถคำนวณยอดขายและภาษีในการขายได้รวดเร็วและอัตโนมัติ
- ความต้องการด้านการจัดเก็บ สืบค้น ปรับปรุงข้อมูลผลิตภัณฑ์ ราคาและฐานข้อมูลของลูกค้าให้เป็นปัจจุบันได้อย่างรวดเร็ว
- ความต้องการด้านการควบคุม มีการส่งสัญญาณเตือนเมื่อมีการกรอกข้อมูลเข้าผิดพลาดและออกใบเสร็จที่ง่ายต่อการอ่านสำหรับลูกค้า
การออกแบบระบบ ( Systems Design )
เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ ส่วนการออกแบบระบบ จะกำหนดว่าระบบจะทำอย่างไรเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ได้วางไว้ การออกแบบระบบประกอบด้วยกิจกรรมในการออกแบบ ซึ่งกำหนดคุณลักษณะที่ต้องการของการใช้งานตามขั้นตอนในการวิเคราะห์ระบบ
เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ ส่วนการออกแบบระบบ จะกำหนดว่าระบบจะทำอย่างไรเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ได้วางไว้ การออกแบบระบบประกอบด้วยกิจกรรมในการออกแบบ ซึ่งกำหนดคุณลักษณะที่ต้องการของการใช้งานตามขั้นตอนในการวิเคราะห์ระบบ
ตัวอย่างของเทคนิคการออกแบบเว็บไซต์สำหรับงานด้านธุรกิจ
ทำให้เรียบง่าย Keep It Simple หลีกเลี่ยงรูปแบบที่ซับซ้อน การอธิบายที่มากเกินไปและความสับสนที่ทำให้ลูกค้าสามารถมุ่งไปสู่จุดที่ต้องการได้โดยง่าย
ทำให้ดูสะอาดตา keep it Clean รูปภาพไม่ใช่สิ่งที่สำคัญที่สุดบนเว็บไซต์ แม้ว่าหากนักแล้วจะมีอยู่ไม่น้อย เว็บไซต์ที่ใช้งานได้ดีนั้นต้องหลีกเลี่ยงการนำเสนอสิ่งที่ใช้เทคนิคมากเกินจำเป็น ซึ่งมันไปกองสุมกันบนเว็บไซต์
จัดการตามตรรกะ เช่นกฎของคลิกเมาส์ 3 ครั้งถ้าผู้ใช้ไม่สามารถหาส่วนของสารสนเทศสำคัญที่เขากำลังแสวงหาได้ ด้วยการคลิกเมาส์ 3 ครั้ง เพื่อล้มเลิกความคิดในการหาสารสนเทศนั้นต่อไป
การออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้มักจะทำต้นแบบ photo typing ซึ่งเป็นการทำแบบจำลองของส่วนติดต่อกับผู้ใช้และนำไปใช้หลายๆอย่างเพื่อทดสอบผลตอบรับของผู้ใช้
การกำหนดรายละเอียดของระบบ ( System Specification )
การกำหนดรายละเอียดของระบบ โดยทั่วไปหมายถึงการออกแบบส่วนติดต่อผู้ใช้ของระบบ โครงสร้างของฐานข้อมูล การประมวลผล และการควบคุมขั้นตอนการทำงาน
การกำหนดรายละเอียดของระบบ โดยทั่วไปหมายถึงการออกแบบส่วนติดต่อผู้ใช้ของระบบ โครงสร้างของฐานข้อมูล การประมวลผล และการควบคุมขั้นตอนการทำงาน
การสร้างต้นแบบ prototyping
การสร้างต้นแบบเป็นพัฒนาการ ที่รวดเร็วและเป็นการทดสอบการทำงานของแบบจำลองโมเดลหรือต้นแบบของระบบงานใหม่ในการโต้ตอบและกระบวนการทำซ้ำประโยคคำสั่งในโปรแกรมที่เรียกว่า การวนรอบโดยนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้การทำต้นแบบสามารถทำให้กระบวนการพัฒนาเร็วและง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งโครงการที่ ความต้องการของผู้ใช้นั้นยากแก่การเข้าใจอย่างชัดเจน
กระบวนการสร้างต้น แบบ Phototyping process
การสร้างต้นแบบสามารถใช้ได้ทั้งกับระบบงานขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ตามปกติแล้วระบบขนาดใหญ่มีความต้องการในการใช้การพัฒนาจากระบบแบบเดิมต้นแบบของระบบงานด้านธุรกิจที่เกิดจากความต้องการผู้ใช้นั้นจะช่วยให้การพัฒนาดำเนินไปได้อย่างรวดเร็วและสามารถทำซ้ำหรือปรับแต่งในส่วนของรายละเอียดจนผู้ใช้ให้การยอมรับ
การใช้งานระบบสารสนเทศใหม่ ( Implementation New Information System )
เมื่อระบบสารสนเทศใหม่ได้ถูกออกแบบแล้วก็จะนำไปใช้งานจริง เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ การพัฒนาซอฟต์แวร์ การทดสอบโปรแกรมและขั้นตอนการทำงาน การพัฒนางานเอกสาร และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการติดตั้ง รวมถึงการให้ความรู้และฝึกอบรมแก่ผู้ใช้และผู้เชี่ยวชาญที่จะใช้ระบบใหม่นั้นต่อไป
การบำรุงรักษาระบบสารสนเทศ ( Maintenance of Information Systems )
การบำรุงรักษาระบบ เป็นขั้นตอนสุดท้ายของวงจรการพัฒนาระบบ เรื่องนี้เกี่ยวข้องกับการสำรวจ ประเมิน และปรับเปลี่ยน ระบบเพท่อให้เป็นตามที่ต้องการหรือที่จำเป็น รวมไปถึงกระบวนการทบทวนผลหลังการนำระบบไปใช้งาน
การพัฒนาระบบโดยผู้ใช้ ( End User Development )
คุณและผู้ใช้อื่นๆสามารถสร้างแนวทางใหม่หรือปรับปรุงระบบงานเดิมโดยปราศจากความช่วยเหลือของผู้ เชี่ยวชาญ ด้านระบบสารสนเทศได้โดยใช้ซอฟต์แวร์ สำเร็จ สำหรับผู้ใช้เพื่อพัฒนาแนวทาง ทายปัญหาของระบบคอมพิวเตอร์ เช่นการใช้โปรแกรมตารางทำการอิเล็กทรอนิกส์ เป็นเครื่องมือในการพัฒนาแนวทางการวิเคราะห์ผลลัพธ์ ของยอดขายรายสัปดาห์หรือใช้โปรแกรมการจัดการฐานข้อมูล database management Package เพื่อออกแบบการแสดงผลการนำข้อมูลเข้าเพื่อให้เสมียนด้านการขายใส่ข้อมูลด้านการขายหรือเพื่อพัฒนารายงานการวิเคราะห์การขายรายเดือนที่ทางท่านจัดการฝ่ายขายประจำเขตต้องการ
การเน้นเรื่องภารกิจระบบสารสนเทศ ( Focus On information activities )
การพัฒนาผู้ใช้ควรจะมุ่งเน้นเรื่องพื้นฐานของระบบสารสนเทศ การนำเข้าการประมวลผลผลลัพธ์การจัดเก็บและการควบคุม
ในการวิเคราะห์ระบบงานที่มีประสิทธิภาพนั้นควรพิจารณาจุดแรกที่ผลลัพธ์ output ที่ได้จากระบบงานสารสนเทศอะไรที่จะต้องการและอยู่ในรูปแบบใดจุดต่อไปดูที่การรับเข้าข้อมูล input Data สามารถนำมาใช้ได้หรือไม่จะได้จากแหล่งไหนอยู่ในรูปแบบใดจากนั้นก็ควรโจทย์ความต้องการในด้านการประมวลผลกระบวนการแปลงจากการนำเข้าไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการ
หากการแสดงผลที่ต้องการไม่สามารถทำได้จากข้อมูลที่มีอยู่ในระบบขณะนี้คุณจะต้องกำหนดการป้อนข้อมูลใหม่เพื่อที่จะได้ผลลัพธ์ตามที่คุณต้องการหรือหาแหล่งข้อมูลนำเข้าเพิ่มเติมรวมทั้งการจัดเก็บข้อมูลที่มาจากแหล่งภายนอกไว้ในฐานข้อมูล
การวัดการควบคุมเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้ใช้ระบบงานซึ่งขึ้นอยู่กับขอบเขตและช่วงเวลาของระบบงานจำนวน ธรรมชาติของผู้ใช้ระบบงานและธรรมชาติของข้อมูลที่เกี่ยวข้องมาตรการในการควบคุมจำเป็นสำหรับการป้องกันอุบัติเหตุที่อาจทำให้เกิดการสูญเสีย หรือความเสียหายจากแฟ้มข้อมูลของผู้ใช้การป้องกันพื้นฐานคือการทำข้อมูลสำรอง Backup Copy ของ แฟ้ม ระบบงานอย่างเป็นระบบและ อย่างสม่ำเสมอ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น